Follow by Email

Senin, 03 Oktober 2011

MPK

KD II MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR Tujuan Pembelajaran: 1. Memahami Alat Bantu Komunikasi 2. Memahami Alat Bantu Presentasi 3. Memahami Mesin pencatat data 4. Memahami Peralatan kantor Untuk Menulis 5. Memahami Mesin Pengganda ALAT BANTU KOMUNIKASI • INTERCOM/AIPHONE/ALPON Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu Intercomunication yang mempunyai arti hubungan didalam. Sedangkan menurut pengertian dikantor, Intercom yang lebih dikenal dengan sebutan aiphone, merupakan alat komunikaski yang digunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkunagn organisasi sendiri, dari suatu bagian kebagian yang lain atau dari suatu ruang ke ruang lain. Fungsi Intercom dikantor sebagai berikut: 1. Sebagai sarana alat untuk menyampaikan informasi Yang efekif dari satu pihak ke pihak lain 2. Memperluas saluran komunikasi dari satu instansi 3. Menghindari mondar – mandir para pegawai 4. Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktifita kerja pegawai Cara Mengoperasikan Intercom: 1. Siapkan bukua catatan untuk hal – hal penting yang akan disampaikan 2. Angkat gagang telepon 3. Tekan tombol ruangan yang akan dituju 4. Lakukan pembicaan dengan sopan dan jelas 5. Menutup pembicaraan dengan ucapan terima kasih 6. Letakkan gagang telepon pad tempat semula • TELEPON Telepon berasal dari kata Tele yang berarti Jauh dan Phone yang berarti hubungan, jadi pengertian telepon adalah penyampaian informasi dari satu pihak kepada Pihak Lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor dengan menggunkan pesawat telepon. Macam- macam Pesawat telepon: 1. Pesawat tunggal, Yaitu pesawat yang biasanya digunakan dirumah-rumah 2. PMBX (Private Manual Brand Xchange) Pesawat telepon yang pengoperasiannnya melalui operator 3. PABX ( Private Automatic Barand Xchange) Pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langung tanpa melalui operator Penggunaan telepon dapat dibedakan menjadi berikut: Pengguanaan Telepon untuk percakapan local: 1. Pengguanaan telepon untuk percakapan local dapat dilakukan melalui dua cara yaitu dengan menggunakan pesawat umum dan dengan menggunakan pesawatsendiri. 2. Untuk mengadakan percakapan interlokal dan internasional, dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu: Melaui pesawat sendiri, melalui pesawat dengan mengajukan permintaan kepada operator dan melalui KBU Langkah – langkah yang diperhatikan saat melakukan panggilan telepon: 1. Menyiapkan Nomor telepon dan Peralatan tulis menulis 2. Angkat gagang telepon dengan tangan kiri 3. Tekan kode wilayah, local/internasional/interlokal 4. Tekan no telepon yang dituju 5. Lakukan pembicaraan • PONSEL/HP Ponsel merupakan alat komunikasi tidak langsung tanpa menggunakan kabel dengan menggunakan frekuensi dan provider yang berbeda. Cara pengoperasian ponsel dapat kalian lihat pada user manual yang disertakan dengan ponel yang dibeli dan tergantung dari merk yang ibeli. • FAKSIMILE Faksimile berasal dari dari bahasa Latin “ Fac” artinya bikin dan “simile” artinya serupa. Istilah fakimile juga disebut dengan Telecopier(foto copi jarak jauh) DAN DISEBUT JUGA Copieng machine(mesin salinan). Jadi facsimile yaitu alat untuk mengirim dan menerima data/dokumen yang hamper sama dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar dalam waktu yang singkat. Fungsi facsimile: 1. Mengirim informasi/dokumen keberbagai tempat sesuai yang kita inginkan 2. menerima informasi dari berbagai tempat 3. Apabila facsimile tersebut dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat difungsikan sebagai berikut: a. Menyimpan dokumen sampai beberapa lembar b. Mencetak sampai beberapa lembar copi c. Menyimpan berbagai alamat Cara Penggunaan Faksimile: A. Mengirim berita faksimile: a). Letakkan dokumen yang akan dikirim menghadap kebawah ditempatnya, ADF b). Masukkan nomor tujuan c). Setelah itu tekan tombol start B. Menerima berita a). Angkat gagang telepon b). Tekan Start jika terdengan bunyi nada facsimile c). Ketika muncul tulisan “receive” pada layer telepon, letakkan gagang telepon. ALAT BANTU PRESENTASI • OHP (Over Head Projector) OHP adalah alat Bantu presentasi secara visual yang menggunakan lembaran presentasi berupa plastik yang diberi ringkasan materi yang akan dipresentasikan. Presentasi yang ditayangkan dengan OHP dapat dibuat/ditulis langsung pada transparansi film.Transparansy film adalah sebuah media yang memuat tulisa atau gambar yang hendak diproyeksikan dengan OHP, berbentuk plastic. Macam – macam transparansi adalah sebagai berikut: 1. Menurut proses pembuatannya, OHP dibedakan sebagai berikut: a). Dengan tangan, yaitu menulis atau menggambar langsung ppada satu lembaran transparansi dengan menggunakan marking pen b). Dengan mesin foto copi, disebut juga dengan PPC Film c). Dengan mesin transparansy maker, mesin yang digunakan untuk membuat transparansi khusus Infrared film. 2. Menurut Bentuknya, dibedakan menjadi: a). Transparansi biasa b). Transparansi Rol c). Transparansy Overlay d). Transparansy Flap Hal – hal yang perlu diperhatikan sebelum menggunakan OHP sebagai berikut: 1) Periksa catu daya listrik 2) Cobalah focus dari sinar yang dikeluarkan dari sinar OHP 3) Siapkan ringkasan materi presentasi Hal – hal yang perlu dilakukan pada waktu mengoperasikan OHP sebagai berikut: 1) Siapkan lembaran presentasi diatas alas kaca yang terdapat pada OHP 2) Tekan tombol On Off swicht untuk menyalakan OHP 3) Soroti hal- hal yang penting dengan lampu 4) Jika tampilan layer presentasi sudah dianggapbcukup segera matikan OHP, dan nyalakan kembali jika dianggap perlu 5) Simpan OHP dengan baik ditempat semula. • LCD(Liquid Crystal Display) LCD adalah alat Bantu presentasi multimedia yang dapat menampilkan gambar dan suara. Secara umum LCD hampir sama dengan OHP nmun pengopterasian alat ini adalah menghubungkan LCD dengan computer atau laptop. Langkah penyajian dengan LCD sebagai berikkut: 1. Pasang proyektor didepan LCD Proyektor dengan jarak ± 9 m 2. Pastikan proyektor LCD dan computer dalam keadaan tidak menyala 3. Hubungkan salah satu kabel VGA dengan konektor VGA in pada proyektor LCD lalu hubungkan ujung lainnya dengan konektor VGA pada computer 4. Hubungkan satu ujung kabel dengan sokel daya AC pada proyektor lalu hubungkan ujung lainnya dengan sumber listrik. 5. Buka tutup lensa LCD dan nyalakan proyektor terlebih dahulu lalu komputernya 6. Sesuaikan posisi focus dan Zoom • Microphone Mikrofon adalah suatu alat input suara yang dipergunakan bersama – sama dengan pengeras suara atau alat perekam. MESIN PENCATAT DATA(MESIN PEREKAM) • Tape Recorder Tape recorder adalah suatu alat penyimpanan audio yang dapat diputar atau dimainkan kembali dengan menggunakan pita perekam sebagai media penyimpanannya. • Dicthaphone Dictaphone adalah alat pendikte yang digunakan oleh pimpinandalam proses pembuatan surat yang akan dibuat oleh staf atau bawahannya. Dicthapone disebut juga mesin imla, yang terdiri atas dua buah mesin yaitu transcribing dan dicktacting machine. Transcribing adalah mesin yang digunakan untuk mendengarkan krmbali dikte surat dari mediannya, sedangkan dictating machine adalah mesin yang digunakan untuk merekam dikte. Alasan penggunaan mesin dicthaphone sebagai berukut: 1. Pimpinan dapat bekerja sendiri dengan tenang, sehingga dia akan berkonsentrai dan ide-ide dapat segera direkam 2. Hasil rekaman dapat dibagikan kepada sekretaris dan pimpinan dapat mencari ide lagi 3. Pimpinan dapat merekam ide dimana saja 4. Jika ada tugas yang belum dimengerti maka dapat dilakukan pengulangan kembali • Transcriber Transcriber adalah suatu alat yang dapat menerjemahkan bahasa. Alat ini dilengkapi dengan kemampuan mengenali kata, piranti lunak penerjemah, dan penghasil suara atau bunyi. PERALATAN KANTOR UNTUK MENULIS • Mesin Tik Berdasarkan mekanisme atau cara kerjannya, mesin ketik dibedakan menjadi: 1. Manual, Mesin tik yang masih menggunakan tenaga tangan manusia. 2. Mesin tik elektris, Mesin tik yang dioperasikan dengan menggunakan komponen elektronik lainnya 3. Mesin tik elektronik, mesin ketik yang komponen dan cara kerjanya bersifat elektronis • Komputer Komputer adalah perangkat elektronik yang dikontrol oleh kumpulan innstruksi yang dinamakan dengan program. MESIN PENGHANCUR KERTAS Mesin ini digunakan untuk menghancurkan arsip- arsip atau dokumen yang tidak dipakai lagi. Cara pengoperasian mesin ini adalah: 1. Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas. 2. Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong 3. Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang. MESIN ABSENSI Mesin absensi digunka untuk menangani data absebsi dan timesheet untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar). Ada 3 macam mesin absensi, yaitu sebagai berikut: 1. Mesin absensi dengan menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat didepan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenalmagnetik (terdapat disamping atau atas mesin). Pengoperasiannya masing – masing pegawai dan karyawan menggesek ID Card lalu secara otomatis data akan terkirim kekomputer. 2. Mesin absensi dengan menggunakan kartu absensi Mesin dengan sebuah jam analog yang terdapat didepan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu.kartu biasanya ditempatkan pada tempat yang telah disediakan dan tidak jauh dari mesin. Kita tinggal mengambil kartu atas nama kita dan memasukkannya kedalam mesin tersebut, lalu secara otomatis kartu akan mencetak tanggal dan jam yang dapat kita lihat didepan mesin pada saat kita memasukkan mesin. 3. Mesin dengan menggunakan pengenalan sidik jari (Finger Scan) Mesin ini dilengkapi dengan report daily attendance dan periodic attendance. Informasi yang dihasilkan dapat menjadi history kehadiran karyawan, jam kerja karyawan, dan menjadi dasar perhitungan gaji dan lembur karyawan. Untuk mengoperasikan mesin ini masing – masing pegawai men scan sidik jarinnya kemudian menekan nomor pegawai yang mana secara otomatis data dan waktu kehadiran dan pulang akan terkirim ke computer untuk diproses. MESIN LAMINATING Mesin laminating menggunakan tenaga listrik dimana panas yang dihasilkan dari energi listrik. Cara penggunaan mesin ini sebagai berikut: 1. Nyalakan mesin dengan menggunakan stop kontak kealairan listrik 2. Tunggu mesin terasa panas sebelum digunakan 3. Lapisi dokumen atau kartu identitas dengan selembar plastic tipis yang khusus dibuat dengan laminating 4. Lapisi juga dengan kertas agar plastic tidak menempel pada rol penghantar panas 5. Lakukan berulang – ulang hingga plastic laminating merekat pada dokumen. PERALATAN KANTOR Jenis peralatan kantor, terdiri dari: 1. Mesin – mesin kantor 2. Alat bukan mesin Peralatan kantor bukan mesin: Bak surat (desk tray) Kalender meja (desk calendar) Mistar ( Ruler) Pena (Pens) Tangkai Pena (Pen Holder) Pensil (Pencil) Kertas isap (Blatter) Penjepret Kawat (Stapler) Gunting (Shears) Bak untuk jepitan kertas ( Tray off clip) Cap Tanggal ( Hand dater) Bantalan Cap ( Stamp Pad) Tancapan kertas ( Spindell file) Peralatan kantor yang termasuk mesin kantor Mesin Jilid ( Binding machine) Stapler (Hed machine Stapler) Pembuka isi stapler( stapler remove) Pembuka Surat (Letter Opener) Pelubang kertas (Perforator/Punched card machine) Mesin pemotong kertas ( Paper cutter) Mesin penghancur dokumen ( Paper Shedder) Mesin penomor (Numbering machine) Mesin Hitung ( adding machine)